Het is goed om, voordat de kinderen komen, een aantal gastouderavonden te organiseren. Tijdens de kennismaking is het prettig de handleiding voor de gastgezinnen te geven. Deze handleiding staat vol informatie en kan dan alvast worden doorgenomen, zodat de gastouders op informatie-avonden al goed op de hoogte zijn en gericht vragen kunnen stellen. Aan de handleiding moet de commissie zelf nog een apart papier toevoegen met de naam van de contactpersoon voor de gastouders en de uitnodigingvoor de eerste gastouderavond.
Tijdens de gastouderavonden kunnen de volgende zaken aan de orde komen:
1e gastouderavond:
- Handleiding voor de gastgezinnen.
- Adressenlijst van gastouders; (als de kinderen er zijn een nieuwe lijst met gastgezinnen en kinderen en adressen)
- Informatie over het Tsjernobyl-rampgebied
- Motivatie en doelstelling van dit project
- informatie over het programma
- Tips doorgeven van eerdere werkgroepen
- Gastspreker van een eerdere werkgroep of het LWHT
2e gastouderavond:
Deze avond is voor ouders en kinderen
- Het programma voor de kinderen doornemen
- Tips om de kinderen te vermaken (Spelletjes zonder woorden zoals: Memory, Mens erger je niet )
- De DVD van Anna-Bella een stukje laten zien
- Bij de 2e groep kinderen een stukje film over de aankomst van de vorige keer
- Overige onderwerpen en vragen
3e gastouderavond:
Meestal vinden gastouders het prettig als er tijdens het verblijf van de kinderen nog een gastouderavond georganiseerd wordt.
- Er kunnen dan allerlei ervaringen uitgewisseld worden
- Programmawijzigingen kunnen besproken worden
- Men kan met de leerkrachten praten.
- Er kan een stukje van de DVD vertoond worden van de heenreis
- Informatie over de terugreis, wat mag ermee enz. Kijk van te voren even op de web-site of alle regels nog hetzelfde gebleven zijn over wat wel en niet mee mag.
- Informatie over de eventuele afscheidsmiddag en afscheidsdienst
4e gastouderavond:
Wanneer de kinderen weer terug zijn naar Wit-Rusland wordt het vaak als prettig ervaren om als gastouders nog één keer samen te komen.
- Het is goed om de periode te evalueren aan de hand van de evaluatie formulieren
- Op zo’n avond kan worden nagepraat, foto’s en video’s van de terugreis kunnen worden bekeken, etc.