De coördinator van de commissie zorgt voor een oproep in het kerkblad of in verschillende kerkbladen.
De gastgezinnen kunnen zich dan aanmelden bij de coördinator. Deze persoon kan het overzicht houden en weet of er nog meer gastgezinnen nodig zijn. Dit kan onnodige teleurstellingen voorkomen. Wij adviseren ook enkele gezinnen te vragen om als reserve op de lijst te staan en ook om bij de laatst opgevende gezinnen te zeggen dat zij eventueel kunnen afvallen als toch niet alle kinderen komen. (bijvoorbeeld door ziekte of niet op tijd klaar hebben van de goede papieren)
Na de aanmeldingen komt de commissie samen en bespreekt de gezinnen. Elk werkgroeplid wordt contactpersoon voor een aantal gezinnen. Door deze persoon worden de gezinnen bezocht. Is er twijfel over de geschiktheid van een gezin dan gaan er twee commissieleden op bezoek.
Tijdens het verblijf van de kinderen blijft dit commissielid de eerste contactpersoon voor de gezinnen die ze bezocht hebben maar de coördinator van deze commissie is hoofdcontact persoon van alle leden en de gezinnen.
Wie het contactpersoon voor een gezin is, kan in de handleiding worden aangegeven.
Als de kinderen er zijn, zijn de Wit- Russische begeleiders de eerste vertrouwenspersonen van de kinderen. Zij spreken dezelfde taal en hebben dezelfde achtergrond en gewoontes. De kinderen zijn in een heel vreemde omgeving. Ze zijn onwennig en wees dus niet verbaasd als ze soms heel anders reageren dan u zelf verwacht. Als een kind zich niet prettig voelt op school of in een gastgezin, zijn de Wit- Russische begeleiders de eersten die dat merken.
Daarom zijn zij heel belangrijk voor de gastgezinnencommissie. Het is heel belangrijk dat er een goed, regelmatig overleg is tussen gastgezinnencommissie en Wit- Russische begeleiders. Als een gastouder of een medewerker het idee heeft dat een kind verdrietig, moeilijk, ziek etc. is, kan zij dat doorgeven aan de contactpersoon van de gastgezinnencommissie en deze kan dan overleggen met de juf om te kijken wat er aan de hand is.  
 
Tip: Misschien is het een idee om in ieder geval elke week één gesprek te hebben met de tolk en de juf over de kinderen. Hierbij kunnen alle leuke en minder leuke dingen van alle kinderen besproken worden. Dit zou je kunnen doen na de woensdagochtend. Een lunchpakketje mee en even alles doorspreken ook over de activiteiten van de komende week