Elke situatie moet altijd weer apart worden beoordeeld. Daarom is het moeilijk om algemene regels te geven. Bij elk voorval zal de situatie weer worden bekeken en worden er maatregelen genomen in overleg met de plaatselijke werkgroep en met de Stichting Kindness.
Realiseer u dat de Wit-Russische autoriteiten ten allen tijden Kindness verantwoordelijk houden voor alles. Dit geldt voor de reis maar ook voor het verblijf van de kinderen in Nederland.

Enkele algemene uitgangspunten zijn:

1. Bij aankomst  aan Kindness zo snel mogelijk de adressen doorgeven waar de kinderen verblijven.
2. De plaatselijke werkgroep of gastouders nemen ,tijdens het project NOOIT zelf contact op met de ouders in Wit-Rusland. Dit gebeurt altijd door de Stichting Kindness in Minsk of de door de landelijke coördinator.
3. De relatie tussen kinderen en juf/tolk is een vertrouwensrelatie. Het is heel belangrijk dat de relatie tussen werkgroep en juf/tolk open is, zodat ze samen de zorg voor de kinderen delen en het eerste doel de zorg voor de kinderen is en blijft. Daarom is het belangrijk dat de tolk regelmatig contact heeft met de Stichting Kindness, zodat deze stichting ook van elke situatie op de hoogte is en blijft en eventueel kan adviseren, zo nodig in overleg met de Landelijke Werkgroep.
4. De groep moet worden aangemeld bij de vreemdelingenpolitie in uw woonplaats. Hiervoor maakt u een afspraak. De tolk moet dan mee. Verder bent u dan nodig:
1. Alle Wit- Russische paspoorten
2. Lijst van kinderen met gastgezinnen
3. Gegevens aanspreekpunt gastgezinnen (adres en tel. Nummer)
4. Gegevens Kindness (adres en tel/fax nummer Irina Vinnikova)
5. De plaatselijke werkgroep vraagt een contactpersoon bij de politie. Deze is op de hoogte  van het project en bij calamiteiten kan deze als eerste contactpersoon optreden.
6. Als een kind overgeplaatst moet worden naar een ander gezin, dan (bij voorkeur )niet bij de juf of de tolk in huis. Het kind voelt zich dan al snel 24 uur per dag gecontroleerd en de juf of tolk voelen zich 24 uur per dag in een werksituatie.
7. Mocht het in het uiterste geval noodzakelijk zijn dat een kind voortijdig terug moet naar Wit-Rusland, dit kan zijn vanwege de situatie van het kind of vanwege de thuissituatie in Wit-Rusland van het kind, dan gaat dit altijd in nauw overleg met het LWHT/LPHT en de Stichting Kindness.

Bij zaken waar ook de politie mee te maken heeft, is het belangrijk om één aanspreekpunt bij de politie te hebben en één aanspreekpunt namens de werkgroep.

Als ook de pers er zich in gaat mengen, is het heel belangrijk om 1 woordvoerder te hebben. In principe zal de landelijke coördinator, namens LPHT/LWHT/plaatselijke werkgroep, woordvoerder zijn.

Ziekte

1. Zorgmap bijhouden van de kinderen. Bij bezoek arts deze laten tekenen in deze map.
2. Besmettelijke ziekte in de omgeving:
   Neem contact op met de LW. Dan kan er overlegd worden of er stappen moeten worden ondernomen en zo ja, welke.
3. Besmettelijke ziekte bij Wit-Russische kinderen:
   Hetzelfde als bij  punt 1 en 2
4. Kleine ongelukjes:
   Bijvoorbeeld: gebroken pols, verstuikte enkel.
   Eerste hulp aan de kinderen geven. Daarna wel zo spoedig mogelijk de LW inlichten. Zij kan overleggen met de Stichting Kindness over hoe en wanneer de familie in Wit-Rusland wordt ingelicht.
5. Ernstige ziekten of ongelukken:
   Eerst de medische zorg aan het kind geven.
   Zo spoedig mogelijk de coördinator van de Landelijke Werkgroep inlichten Deze neemt vervolgens contact op met  Kindness. In overleg met deze stichting worden verdere stappen ondernomen m.b.t. de familie in Wit-Rusland.
6. Blijvend letsel na ongeval of ziekte:
   Vergoeding in dergelijke gevallen is vastgesteld in de verzekeringspolis. De ouders in Wit-Rusland hebben ervoor getekend, zodat ze geen verdere aanspraken kunnen laten gelden.
7. Heimwee:
   Meestal is dit na een paar gesprekjes met de tolk of de juf wel opgelost. Zo niet, de LW waarschuwen. Bij ziekteverschijnselen ook de huisarts waarschuwen. Op advies van de huisarts verder handelen. (het is nog  nooit voorgekomen dat een kind wegens heimwee terug moest naar huis). Goede begeleiding bij heimwee is wel heel belangrijk, alsmede het opvolgen van de adviezen van de huisarts.

Vermissing

Bij vermissing van een kind zo snel mogelijk de politie inschakelen. Blijkt het een klein incident te zijn (‘de weg kwijtgeraakt’) dan is de situatie (hopelijk) snel verholpen. Zijn er ernstiger zaken aan de orde, zoals: ongeluk, ontvoering e.d., dan de politie inschakelen en ook zo spoedig mogelijk de coördinator van de LW inlichten Deze neemt vervolgens contact op met  Kindness Stichting Kindness. Elke volgende stap wordt in nauw onderling overleg genomen.

Mishandeling

Als een kind heel bang is in het gastgezin, proberen te kijken, te zoeken, naar de oorzaak. Als een kind aan z’n lot wordt overgelaten, gepest, geslagen o.d., dan moeten er stappen worden ondernomen. In eerste instantie een gesprek met de gastgezinnen-commissie, de tolk en het gastgezin. Altijd melden bij LW.

Als er aanwijzingen zijn dat er seksuele mishandeling plaatsvindt, dan direct de politie inschakelen en zo spoedig mogelijk de coördinator van de LW inlichten. Deze neemt dan contact op met het LPHT en de Stichting Kindness. In onderling overleg worden alle volgende stappen genomen.

Achterhouding door gastouders

Alle kinderen moeten op de afgesproken datum weer terug naar Wit-Rusland. Dit is vastgelegd in het contract met de Stichting Kindness en met de plaatselijke werkgroep/stichting. (zie samenwerkingsovereenkomst)
Wanneer een kind wordt achter gehouden, dan stelt de Wit-Russische overheid de st. Kindness aansprakelijk. Dit kan resulteren in het stop zetten van alle activiteiten van de st. Kindness.
De gastouders dienen hiervan op de hoogte zijn en hiervoor hun handtekening zetten op de gastouderovereenkomst. (zie map 3 bijlage 2).

Mocht het toch gebeuren dat gastouders hieraan, om wat voor reden dan ook, niet meewerken, direct de Landelijke Werkgroep inlichten. Alle onkosten die er dan gemaakt worden door de Landelijke Werkgroep en de plaatselijke werkgroep om het kind terug in Wit-Rusland te krijgen, komen voor rekening van de desbetreffende gastouders.